Sinds 1 januari 2026 zijn de nieuwe regels rond e‑facturatie officieel van kracht. Dat betekent dat elektronische facturen de standaard zijn voor alle transacties tussen organisaties onderling. Voor verenigingen, waaronder ook sportclubs en vzw’s, is het daarom belangrijk om met deze manier van factureren vertrouwd te zijn.
E‑facturatie verloopt via Peppol, een internationaal en beveiligd netwerk dat elektronische documenten snel en foutloos verwerkt. Dit zorgt niet enkel voor minder administratieve lasten, maar ook voor meer efficiëntie en overzicht binnen je financiële administratie.
Op deze pagina lees je wat e‑facturatie precies inhoudt, wanneer jouw vereniging ermee moet werken en hoe je eenvoudig kunt starten. Ook als je nog geen facturatiesoftware gebruikt.
Meer informatie
- Federale overheid: E-facturering binnen ieders bereik
- Vlaamse Sportfederatie: Elektronische facturatie binnen (sport)organisaties
E-facturatie betekent dat een factuur niet langer via papier of pdf wordt verstuurd, maar als een gestructureerd digitaal bestand dat automatisch gelezen kan worden door boekhoudsoftware. Deze facturen worden uitgewisseld via Peppol, een internationaal netwerk dat speciaal ontworpen is om elektronische facturen en andere zakelijke documenten veilig te verzenden.
E-factureren via Peppol biedt verschillende voordelen: het is sneller, veiliger en vermindert de kans op fouten. Facturen worden automatisch verwerkt in boekhoudsoftware, waardoor administratieve lasten dalen en processen efficiënter verlopen.
De verplichting hangt af van de juridische vorm en btw-status van je vereniging.
- Feitelijke vereniging: niet verplicht
- Vzw: afhankelijk van de btw-status mogelijk verplicht
Wil je dit zeker weten? Controleer jouw vereniging in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Onder 'Hoedanigheid' vind je de info die bepaalt of je verplicht moet e-factureren:
- Staat er 'Geen gegevens opgenomen': geen btw-nummer → niet verplicht
- Staat er 'Onderworpen aan btw': btw-nummer aanwezig → wel verplicht, ook bij btw-vrijstelling
Is jouw vereniging verplicht om e-facturen te versturen, dan is het belangrijk om na te gaan of je huidige boekhoud- of facturatiesoftware Peppol ondersteunt. Veel pakketten bieden dit standaard aan.
Heb je nog geen software? Dan zijn er gratis oplossingen zoals:
- Assist (via Vlaamse Sportfederatie)
- gratis en bruikbaar voor alle verenigingen
- beperkt tot 25 facturen per kwartaal
- Odoo
- via de module ‘Financiën → Facturatie’
Let op: deze tools worden aangeraden door de Vlaamse Sportfederatie. Controleer steeds zelf de voorwaarden.
Ook als je vereniging niet onder de wettelijke verplichting valt, kan e-facturatie toch vereist zijn, bijvoorbeeld bij subsidiedossiers, projectaanvragen, of wanneer de ontvanger enkel via Peppol werkt.
In dat geval kun je gratis e-facturen versturen via het Mercuriusplatform van de overheid.